A importância do KANBAN na gestão dos processos e redução de custos

Conheça mais sobre esta metodologia, que se baseia na gestão visual das ações e viabiliza processos mais ágeis e eficientes

O uso de diferentes metodologias, adequadas a cada necessidade, contribuem de forma direta para o acompanhamento e gestão dos negócios. A administração correta da cadeia operacional amplia a capacidade de atender às demandas dos clientes, minimiza prejuízos e perdas e gera resultados mais satisfatórios.

Esta busca pela melhoria dos processos tem sido constante, em um mercado cada vez mais exigente e que prima por qualidade. Pesquisar e implantar uma metodologia de monitoramento que acompanhe o planejamento estratégico tem uma relação direta com uma produção adequada, que por sua vez estabelece margens de lucro mais atrativas.

Algumas metodologias existentes viabilizam processos mais ágeis e eficientes. Uma das principais é o sistema Kanban, criado no Japão, capaz de ampliar a capacidade do gestor em acompanhar cada etapa do projeto ou processo, de forma visual e organizada.

O que é o Kanban

O Kanban foi criado pela Toyota na década de 1950 e está associado a sistemas de entrega de produtos just in time e formas de gestão mais precisas. A ideia tem base na gestão visual das ações operativas, visto que a palavra Kanban, em japonês, significa conceitos como sinalização, nota, registro ou cartão.

A metodologia foi desenvolvida por um executivo que passou a administrar as rotinas relacionando cartões coloridos às tarefas a serem executadas. Ao serem colocados nos quadros, os cartões sinalizam as atividades, facilitando a gestão à vista.

Inicialmente criado para ser utilizado nos processos industriais, como a administração de estoque, vendas e produção, o uso do Kanban foi expandido e hoje o sistema também é aplicado na gestão de processos de outras áreas de atuação, como um gerenciador de tarefas.

O uso do Kanban na prática

Para a aplicação do Kanban, é utilizado um grande quadro dividido em colunas “para fazer”, “em execução” e “finalizado”, onde os cartões ou post-its com as tarefas são colados. Conforme o andamento do projeto, o post-it com a tarefa é colado na coluna correspondente ao seu estágio. Com esta ferramenta, é possível compreender o fluxo de trabalho (workflow) de forma visual. O uso de cores (por prioridade ou responsabilidade atribuída, por exemplo) também auxilia muito na gestão dos fluxos.

Usando o Kanban fica mais fácil visualizar quais as tarefas que precisam ser realizadas e quais já foram cumpridas. A ferramenta possibilita identificar gargalos e filas e conferir o status do fluxo

Com os processos visualmente acessíveis fica mais fácil organizar as tarefas, atribuir responsabilidades e priorizar atividades.

Vantagens da utilização do Kanban

Uma das vantagens do Kanban já aparece em sua implantação: seu baixo custo e a facilidade de aplicação. Por ser uma metodologia extremamente visual, torna-se simples acompanhar e administrar os passos de cada projeto, sendo possível aprimorar a sua gestão e tornar as operações mais eficientes.

A metodologia também apresenta inúmeras outras vantagens, como por exemplo:

  • Priorização de tarefas e melhoria da gestão de mudanças;
  • Melhoria da comunicação interna e entre equipes;
  • Organização na gestão de pessoas e problemas;
  • Aprimoramento das estimativas de entregas;
  • Visualização da capacidade produtiva da equipe;
  • Melhoria na atribuição das responsabilidades por tarefas;
  • Diminuição e eliminação de tarefas desnecessárias.

Como um painel Kanban pode ajudar na melhoria dos processos

Apesar de ter sua origem intimamente ligada à linha de produção de fábrica, hoje a metodologia é amplamente utilizada como uma ferramenta gerenciadora de tarefas nas mais diversas áreas. Atualmente, esta é uma de suas principais funções: auxiliar na melhoria dos processos através da organização das tarefas das equipes.

Isso porque a implementação desta metodologia oferece agilidade e clareza no acompanhamento e no gerenciamento dos projetos, chegando a um resultado final com mais qualidade e em menos tempo. O Kanban também contribui em outros aspectos, como:

Flexibilidade no planejamento
O Kanban é realizado por iterações, ou seja, processos de resolução onde as tarefas evoluem para a próxima etapa apenas quando a fase anterior for concluída. Essa peculiaridade permite que o gestor do projeto dê prioridade às funcionalidades de maior potencial ou urgência, fazendo ajustes sempre que necessário e orientando a equipe sobre as ações que devem ser desenvolvidas.

Ciclos ágeis de desenvolvimento
Quando um projeto é desmembrado em ações menores permite-se maior foco por parte da equipe, assim como revisões rápidas e eficazes. Desta maneira, riscos ou atrasos tornam-se mais previsíveis e podem ter seus impactos minimizados, contribuindo para o seu solucionamento e conclusão com rapidez.

Entregas contínuas
Com o Kanban, as entregas são contínuas, passo a passo, com cada projeto gerando valor não apenas quando está finalizado, mas desde o inicio de seu desenvolvimento.

Eficiência e melhoria constante
Este é um dos grandes diferenciais do Kanban. Como as etapas possibilitam uma avaliação/reavaliação constantes, é possível aprimorar os projetos durante a sua execução, gerando eficiência e resultados. Além disso, como todos os membros da equipe acompanham o desempenho, podem analisar como tornar cada etapa ainda eficiente. O caráter visual da ferramenta também permite identificar as dificuldades em determinadas tarefas e como sanar cada uma delas.

Todas estas características da metodologia resultam em uma maior eficiência, rapidez e qualidade na entrega dos resultados. Minimizando os riscos, prevendo os erros e corrigindo os processos com antecedência, gera-se uma redução nos custos operacionais e na necessidade de refazer etapas.

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