PDCA: uma ferramenta no processo de melhoria contínua para a sua empresa

Um ciclo simples e eficiente que se baseia no aperfeiçoamento constante e recorrente em busca da melhoria dos processos

Em meio ao cenário econômico atual, onde uma das principais metas é reduzir os custos, e alinhadas com a necessidade de aperfeiçoar os processos para aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes, as empresas buscam cada vez mais ferramentas e recursos que possam auxilia-las neste processo.

Dentro deste contexto, um planejamento estratégico torna-se fundamental. Para executá-lo com eficiência e de forma contínua, muitos gestores utilizam uma metodologia bastante conhecida: o ciclo PDCA.

O que é o PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que tem por objetivo controlar e melhorar os processos de uma forma contínua. Muito utilizado por empresas de todo o mundo, também é conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming. Isso porque, em 1930, Walter A. Shewhart apresentou um ciclo aplicável sobre administração de qualidade, o PDCA, porém apenas ao longo da década de 1950 que a ferramenta foi amplamente divulgada e reconhecida graças aos esforços de Willian E. Deming.

Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio. É um método simples e eficiente que auxilia na resolução de problemas de forma definitiva através da análise e da inovação.

O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:
P: do verbo “Plan”, ou planejar.
D: do verbo “Do”, fazer ou executar.
C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.
A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

O PDCA consiste em um método iterativo de gestão em quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos em busca de melhorias de forma continuada, para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização.
A ferramenta pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia. Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos.

As etapas do PDCA

O primeiro estágio do PDCA é o planejamento da ação, seguido da execução de tudo o que foi planejado, gerando posteriormente a necessidade de checagem constante das ações implementadas. Com base nesta análise e comparação entre as ações e o que foi planejado, o gestor passa a implantar medidas de correção, quando necessárias, e ajuste nos processos.

Estes são os estágios detalhados do ciclo:

Planejar: um projeto bem estruturado é primordial para o PDCA, pois impede falhas futuras e economiza tempo. Nesta etapa, o gestor estabelece as metas ou identificar os problemas e suas possíveis causas. Com isso, estabelece os objetivos e processos necessários para entregar resultados esperados e define um plano de ação eficiente.

Executar: com o planejamento elaborado, é hora de colocá-lo em prática. Esta fase pode ser subdividida em outras três etapas: treinamento dos envolvidos no projeto, a execução propriamente dita do que foi planejado e a realização de coleta dados. Esta é a etapa mais importante do ciclo e deve ser acompanhada de perto para que nada se desvie do que foi planejado. Os dados coletados nesta fase serão utilizados no mapeamento e análise dos passos seguintes (Analisar e Ajustar).

Analisar: neste terceiro estágio o gestor faz uma análise dos dados coletados e dos resultados alcançados, confrontando-os com os objetivos e metas definidos pelo planejamento. Com esta análise é possível identificar possíveis erros no projeto, sendo possível realiza-la tanto em paralelo à execução do trabalho quanto após o término do processo. O principal objetivo desta fase é mensurar e quantificar os dados coletados e avaliar o processo como um todo.

Agir (ou corrigir): esta é a última etapa, onde são aplicadas as ações corretivas com base no que foi analisado. É, ao mesmo tempo, o fim e recomeço, já que nesta fase o projeto é aperfeiçoado depois da apuração minuciosa dos resultados. Após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, o ciclo começa de novo. O PDCA também deve ser retomado, para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

Quando uma passagem por estes quatro passos não demandar a necessidade de melhorias, o processo onde o PDCA é aplicado pode ser refinado com mais detalhes para a iteração seguinte do ciclo, ou a atenção deve ser colocada de uma forma diferente em alguma fase do processo.
Vale lembrar que o PDCA é um verdadeiro ciclo e, por isso, deve girar constantemente, sem um fim obrigatoriamente definido. As ações corretivas levam a um novo planejamento visando a melhoria de determinado procedimento, reiniciando assim todo o processo.

Leia mais: 12 frases de Peter Drucker sobre Liderança

Cuidados na utilização do ciclo DCA

O uso intuitivo deste modelo e a sua facilidade de aplicação traz ganhos reais às empresas que escolhem adotá-lo. Para isso acontecer, todas as suas fases devem ser percorridas sem exceção, pois a omissão ou falha em uma delas pode impactar negativamente no processo de melhoria contínua.

Alguns cuidados, porém, devem ser observados, para evitar estas falhas:

  • Fazer sem planejar;
  • Definir metas e não definir os métodos para alcança-las;
  • Parar após uma “volta” do ciclo;
  • Executar e não avaliar;
  • Não agir corretivamente;
  • Não treinar e qualificar os envolvidos;
  • Não dominar os métodos

Melhoria contínua

O processo de melhoria contínua é ininterrupto, não precisa necessariamente ter uma conclusão. Ao adotar a implantação do ciclo PDCA como base desta melhoria continuada, toma-se por base as ações corretivas do primeiro ciclo. Por isso, ao final de cada ciclo completo – e o reinício do próximo – observa-se um aprimoramento cada vez mais específico dos processos e suas etapas.

Este é o grande sucesso do PDCA, já que as melhorias ocorrem a partir de outras, realizadas anteriormente, resultando em um processo de qualidade e produtividade.

Leia mais: Entenda como o 5S pode melhorar o ambiente da sua indústria

(Visited 21 times, 1 visits today)
Whatsapp - Vanderhulst